デジタル名刺のアクセス権限：Share Accessで従業員のアクセスを管理する

デジタル名刺を従業員50人、あるいは500人に配布すると、ほぼ即座に更新依頼が殺到します。役職が変わったり、内線番号が変わったり、人が入社したり退職したり。あらゆる変更が、人事部、IT部門、あるいは両方の業務を兼任するオフィス管理者など、アカウントの所有者へのメッセージとなります。

QRCodeChimp以前は共有編集アクセスと呼ばれていた共有アクセス機能は、このボトルネックを解消するのに役立ちます。管理者は、従業員や関係者に特定のアクセス権を付与できます。 デジタル名刺 アカウントのログイン情報をすべて共有することなく、受信者はカードの詳細を編集したり、収集した連絡先やフォームの回答を表示したり、スキャン分析を確認したりできます。

共有アクセスとは何ですか？

共有アクセスは QRCodeChimpデジタル名刺向けの権限管理システム。すべての更新を1つの管理者ログイン経由で行うのではなく、アカウント認証情報を共有することなく、各名刺所有者に特定の権限を割り当てることができます。

この機能はフォーム、PDF、URL、製品QRコードなど、あらゆる形式で利用できますが、多くのチームにとって真価を発揮するのはデジタル名刺です。名刺は全従業員に配布され、従業員の情報はいずれ変更されるからです。

従業員のデジタル名刺には、どのような権限を設定すべきでしょうか？

Share Accessでは、管理者はデジタル名刺に対して3段階のアクセス権限レベルを設定できます。各レベルによって、共有された名刺を受け取った人が実行できる操作を制御できます。

アクセスレベル	受取人ができること
編集アクセス	カードの詳細を編集し、分析データ、収集した連絡先、フォームの回答を表示します。
連絡先と回答を表示	カードを編集せずに、分析データ、収集した連絡先、フォームの回答を表示できます。
分析データのみ表示	カードを編集したり連絡先にアクセスしたりせずにスキャンデータを表示する

ほとんどの企業にとって、最もシンプルな設定は、各従業員に自分のカードへの編集アクセス権のみを与えることです。人事部またはIT部門がアカウントレベルの管理を行い、従業員は自分の情報の定期的な更新を自分で行います。

これにより、従業員カードの管理が整理されます。更新情報は適切なカードに紐付けられ、アクセス権限は後から変更でき、管理者はパスワードを共有したり、従業員にフルアクセス権限を与えたりする必要がありません。 QRCodeChimp アカウント。

チームの成長に伴い、カード権限が重要になる理由

デジタル名刺は、再印刷の問題を解決するのに役立ちます。役職、電話番号、リンクなどが変更された場合、新しい名刺を印刷することなく更新できます。しかし、変更をすべて1人の管理者しか行えない場合、ボトルネックはプリンターから受信トレイへと移るだけです。

権限設定は、デジタル名刺を大規模に管理しやすくする重要な要素です。情報が変更された従業員は名刺を直接更新できますが、人事部やIT部門は誰がどのレベルのアクセス権を持つかを管理します。

情報が古いと、ビジネス上の損失にもつながります。会議で営業担当者の名刺を見て古い番号に電話をかけた見込み客は、二度と連絡してこないかもしれません。古い名刺は単なる社内管理上の問題にとどまりません。フォローアップの機会を逃したり、会話が遅れたり、見込み客がいつの間にか冷え込んでしまったりする原因にもなりかねません。

Share Access がどのように解決するか

Share Accessは、デジタル名刺管理を3つの実用的な方法で改善します。手作業を減らし、アクセスを制御し、会社の成長に合わせてチームが名刺をより一貫して管理できるようにします。

✅ リクエストが減り、手作業も減ります

人事部またはIT部門がカードを作成し、初期設定を行い、従業員にアクセス権を共有します。その後、従業員は新しい役職、直通電話番号、プロフィール写真、カレンダーリンクなどの定期的な更新を行うことができます。

これにより、通常管理者の受信トレイに届くやり取りのほとんどが不要になります。従業員はより迅速に最新情報を受け取ることができ、人事部は細かな変更をすべて手動で処理する必要がなくなります。

✅ 管理者はアクセス制御を維持します

カードへのアクセス権を付与することは、アカウントへの完全なログイン情報を与えることを意味するものではありません。共有アクセスは、一部のQRコードにのみ適用されます。

管理者は、ユーザーがカードを編集できるか、収集した連絡先やフォームの回答を閲覧できるか、あるいは分析データのみを確認できるかを決定できます。アクセス権は、ダッシュボードから後から変更または削除することも可能です。

従業員が退職したり、役職が変わったり、アクセス権限が不要になった場合、管理者はアカウントの他の部分に影響を与えることなく、アクセス権限を取り消すことができます。

✅ カード管理がより整理される

共有アクセスがない場合、チームはしばしば煩雑なワークフローに陥ります。例えば、パスワードの共有、メールスレッドでの更新依頼、古くなったスプレッドシート、重複したカードバージョンなどが挙げられます。

共有アクセス機能により、ワークフローがよりスムーズになります。会社のアカウントはデジタル名刺管理の中心となる場所であり、選択された従業員や関係者は必要な名刺やデータのみにアクセスできます。

大量のデジタル名刺を使用するチームにとって、これは特に便利です。管理者は名刺をまとめて作成し、一括ファイル内のメールアドレス欄を使用して適切な従業員にアクセス権を共有できます。

共有アクセスの設定

共有アクセスは、個別に作成したデジタル名刺と、一括アップロードで作成した名刺の両方に使用できます。

シングルカードの場合ダッシュボードからカードを開き、オプションメニューから「アクセスを共有」を選択し、受信者のメールアドレスを入力して、権限レベルを選択します。

大量作成カードの場合ダッシュボードから「一括QRコード」に移動し、該当するバッチを見つけて「アクセスを共有」を選択します。バッチ全体にアクセス権を適用することも、バッチ内の個々のカードにアクセスアクセス権を共有することもできます。

デジタル名刺の権限は誰が使用すべきでしょうか？

デジタル名刺の権限設定は、管理業務を増やすことなく従業員名刺を管理する必要のあるあらゆるチームにとって役立ちます。

人事チームは、従業員が自身のプロフィール情報を更新できるようにしつつ、カードの所有権は会社のアカウントに維持することができます。
ITチームは、共有ログインを回避し、特定のカードやカードデータへのアクセス権を持つユーザーを制御できます。
営業チームは、担当者の情報を正確に保つことが重要です。特に、イベント、会議、顧客とのミーティングなどでは、古い連絡先情報がフォローアップに影響を与える可能性があるため、これは非常に重要です。
マーケティングチームは、編集権限を必要とせずに、スキャン分析結果を閲覧してエンゲージメントを把握できます。
代理店は、クライアント向けにデジタル名刺を作成し、代理店のアカウントをクライアントに渡すことなく、クライアントチームにアクセス権限を制限して付与することができます。

従業員カードアクセス管理のベストプラクティス

必要最低限​​のアクセス権限から始めましょう。カード情報の更新が必要な従業員または関係者のみに編集権限を付与してください。パフォーマンスデータのみが必要な場合は「分析データの表示」のみを使用してください。マネージャーまたはチームが編集権限なしでリード情報とフォームの表示が必要な場合は「連絡先と回答の表示」を使用してください。

複数のカードを同時に発行する場合は、アクセス権を共有する前にExcelファイルをよく確認してください。「プライマリメールアドレス」と「アクセス共有メールアドレス」の欄が正しいことを確認し、適切な人にアクセス権が届くようにしてください。

入社時、役割変更時、退職時にアクセス権限を確認してください。従業員が退職したり、職務内容が変更された場合は、ダッシュボードからアクセス権限を更新または削除してください。

ブランドの一貫性が重要な場合は、テンプレート、デザイン決定、カード展開ルールに関する権限を人事部、IT部門、またはマーケティング部門に委ねてください。共有アクセス機能を使えば管理業務は軽減されますが、アクセス権限は明確な社内プロセスに基づいて割り当てる必要があります。

従業員のデジタル名刺へのアクセスをより詳細に管理する

従業員が自分の情報を正確に保つことができ、かつ管理者がアクセスを制御できる場合、デジタル名刺は拡張性が高くなる。

QRCodeChimpの共有アクセス機能は、チームにバランスをもたらします。従業員は割り当てられたカードを更新でき、管理者は必要なデータを閲覧でき、人事部やIT部門はアカウントのログイン情報をすべて共有することなく権限を管理できます。

よくある質問