人事部門は、特定の従業員グループにデジタル名刺を発行する必要があることがよくあります。営業チーム、採用担当者、経営陣にも必要です。しかし、他の多くの従業員には必要ありません。
課題は単純明快だ: それぞれを手動でデザインしたり、不正なバージョンが作成されたりすることなく、選択した従業員のデジタル名刺を作成するにはどうすればよいでしょうか。
QRCodeChimp 既に個人および一括でのデジタル名刺作成をサポートしていましたが、多くの組織では、従業員がフォームを通じて詳細情報を送信し、人事部が承認してから名刺を発行するという、より管理されたプロセスを求めていました。
まさにそれが、新しい承認ベースのデジタル名刺ワークフローの特長です。このアップデートの仕組みと、人事部門が大規模な名刺作成を、より高度な制御と効率性で実現する方法についてご紹介します。
課題：従業員にはカードが必要、人事部門には監視が必要
従業員のデジタル名刺を大規模に作成する際に HR チームが直面する可能性のある問題をいくつか見てみましょう。
デジタルカードの申請と承認のプロセスが合理化されていない
多くの組織は、特定の従業員のみにデジタル名刺を発行したいと考えています。しかし、適切な申請システムがなければ、人事部はカードを手作業で作成したり、散在するスプレッドシートを管理したりするしかありません。人事部は、従業員が簡単に情報を送信できる方法と、カード発行前に申請を承認するための構造化されたプロセスを必要としています。
分野、デザイン、ブランディングの不一致
従業員がそれぞれ独自にデジタル名刺を作成すると、レイアウト、色、構成が異なっている可能性があります。その結果、ブランドイメージが矛盾し、顧客、パートナー、そしてチームとやり取りするすべての人にとって混乱を招くことになります。
すべてのデジタルカードを追跡する
組織が拡大するにつれて、従業員一人ひとりのカード情報を追跡することは困難になります。手作業による監視では、ミスの見逃し、カードの重複、古い情報などが発生しやすく、企業イメージに悪影響を及ぼす可能性があります。
作成リクエストを承認するための合理化されたプロセスがあればいいのですが。
読み続けてください。まさにそれが今回のアップデートで可能になるからです。🤩
ソリューション： QRCodeChimp承認ベースのデジタル名刺ワークフロー
QRCodeChimp デジタル名刺の承認ベースのワークフローを作成できます。
まず、マスターテンプレートとして機能する一括バッチを作成し、そこからフォームを生成します。従業員はこのフォームから詳細情報を送信し、カードを即時に作成するか、人事部の承認を得た後に作成するかを選択します。
これにより、従業員は人事部門が完全に管理しながらも、カードを簡単にリクエストできるようになります。
この新機能の主なハイライトを見てみましょう。
- 従業員は構造化されたフォームを通じて詳細を送信します。
- カードが作成される前に、HR はリクエストを承認または拒否できます。
- すべてのカードのフィールドを一貫して維持します。
- 作成されたすべてのカードは、一括 QR コード内に整理されたままになります。
- 大規模なチームでも、システム全体は簡単に拡張できます。
HR にとってどのようなメリットがあり、経費が削減されるのでしょうか?
このワークフローにより、人事部門の手作業が大幅に削減されると同時に、プロセス全体が構造化され、管理された状態を維持できます。デジタル名刺を必要とする従業員を追跡し、個別に手作業で作成する代わりに、従業員は必要なときにいつでも簡単なフォームから自分の情報を送信できます。
人事部門は、リストの管理、メールでのフォローアップ、散発的なリクエストの管理といった煩雑な作業から解放されます。承認機能が有効になっている場合、人事部門は申請内容を確認して承認するだけです。承認されると、事前定義されたテンプレートを使用してデジタル名刺が自動的に作成され、従業員と共有されます。
このアプローチにより、すべてのカードの一貫性とコンプライアンスが維持され、従業員は必要に応じてカードを生成できます。人事部門はマイクロマネジメントをすることなく、完全な監督を維持できるため、チームの拡大や役割の頻繁な変更があってもシステムを容易に拡張できます。
このワークフローでは、カード作成を従業員に移行し、HR の役割を単純な承認に限定することで、HR の作業負荷と継続的な管理オーバーヘッドを大幅に削減します。
ステップバイステップ：デジタル名刺を作成するための承認ベースのワークフローを設定する方法
デジタル名刺を作成するための承認ベースのワークフローの設定は、想像以上に簡単です。以下の簡単な手順に従って、始めましょう。
ステップ1：デジタル名刺の構造を作成する
このステップでは、従業員が作成するすべてのデジタル名刺に適用されるデジタル名刺の構造を作成します。これはマスターテンプレートと考えてください。
1.1 に行きます デジタル名刺 ソリューションと一括アップロードを有効にします。
1.2 [コンテンツ] タブでは、要件やデザインの設定に基づいてフィールドを追加、削除、または並べ替えることで、デジタル名刺の構造を作成および管理します。
1.3 一括 QR コード バッチを保存します。
ステップ2: デジタル名刺フィールドを備えたフォームを作成する
大量のデータを保存した後は、 QRコードソリューションのフォーム 次の手順に従ってください。
2.1 フォームのページ コード (URL) とデザインを選択します。
2.2 フォームフィールドを追加します。これらのフィールドが、デジタル名刺構造に追加したフィールドと一致していることを確認してください。
2.3 「フォーム送信時にランディング ページの作成を有効にする」オプションを有効にします。
2.4 ランディング ページの種類を「デジタル名刺」に設定し、前の手順で最近保存した一括を選択します。
2.5 「フィールド マッピング ウィンドウを開く」をクリックし、フォーム フィールドをデジタル名刺のフィールドにマッピングします。
2.6 フォームの送信後すぐにデジタル名刺を作成するか、お客様側で手動で承認した後に作成するかを選択します。
2.7 フォームの QR コードを保存し、URL を従業員と共有します。
お願いデジタル名刺のデザイン、フィールド、または構造を更新する場合は、まずカードテンプレートを更新してください。次に、フォームを更新して新しいフィールドを追加し、正しくマッピングしてください。これらの変更を保存すると、そのフォームから作成される既存および将来のすべてのデジタル名刺に適用されます。
ステップ3：デジタル名刺の作成を承認する
3.1 「ランディング ページを作成するタイミングを選択する」セクションで、「送信されたフォームの回答を手動で承認した後」を選択します。
3.2 「フォームの回答」に移動「 「フォーム名」を使用して正しいフォームを特定します「 作成中に入力した内容が表示されます。「回答を表示」をクリックしてすべての投稿を表示し、 承認 or 非承認 必要に応じて変更します。
3.3 誰かがフォームを送信したときにメール通知を受け取るには、「承認リクエストのメール通知を送信する」オプションを有効にし、メールを受信するメール ID を追加します。
リクエストを承認すると、デジタル名刺がそれぞれのカード所有者にメールで送信されます。新しく作成されたカードの記録は一括記録シートに追加されるため、すべてを一箇所で管理できます。
このワークフローにより、人事部門はカード作成を事前に管理する必要がなくなります。従業員は必要な場合にのみデジタル名刺を申請し、人事部門はそれを承認するだけです。これにより、手作業による追跡が不要になり、継続的な管理作業が削減されます。
お願い人事部門の承認が不要な場合は、「送信されたフォームの回答を手動で承認した後」のチェックボックスをオフにできます。従業員とフォームを共有するだけで、従業員はフォームを送信し、人事部門の介入なしにデジタル名刺を生成できます。
人事マネージャーにとっての承認ベースのデジタル名刺のメリット
承認ベースのワークフローは、人事部門に必要な構造を提供しながら、従業員にとってプロセスを簡素化します。主なメリットは次のとおりです。
✅ リクエストと承認に基づいたカード作成（人事部門の労力は最小限）
従業員は簡単なフォームから詳細情報を送信し、人事部が各リクエストを承認してからデジタル名刺を発行できます。これにより、手動での追跡や情報の散在を避け、適切な従業員のみが名刺を受け取ることができます。
人事部は、カードが必要な人を追跡したり、手動で作成したりする必要がなくなりました。従業員がリクエストを送信し、人事部が承認するだけで、日々の業務負荷が軽減されます。
🎨 デザイン、構造、カードフィールドの一貫性を維持する
すべてのカードは同じレイアウトとブランドスタイルに従います。人事部が一度テンプレートを設定すると、すべての従業員カードが会社の基準に準拠します。
⚠️ カードの作成を監視し、不正使用のリスクを軽減します
カードが作成される前に HR が各提出を確認し、不正な情報や不正確な情報が公開されるのを防ぎます。
💻 作成したデジタル名刺をすべて1か所で管理
すべてのカードは同じ一括バッチに紐付けられています。人事部門は、散在するメールやファイルを整理することなく、単一のスプレッドシートからカードを表示、フィルタリング、管理できます。
💼 新入社員のオンボーディングを迅速化
新入社員がフォームに記入すれば、人事部がカードを迅速に承認します。手作業によるデザイン作業、遅延、不整合は一切ありません。
包む
承認ベースのワークフローは、手作業によるカード作成、フォローアップ、追跡業務を排除し、人事部門の負担を軽減します。従業員は簡単なフォームからカードを申請し、人事部門は完全な管理体制を維持しながら審査・承認を行います。
このアップデートにより、人事部門は従業員カードを大規模に作成・管理するための、よりクリーンで信頼性の高いシステムを構築できます。これにより、不正使用を防ぎ、エラーを削減し、すべてのカードで企業のアイデンティティを維持できます。
よくある質問
人事部門は、どの従業員がデジタル名刺をリクエストできるかを制御できますか?
はい。人事部は、フォームを特定のチーム、部門、または社内チャネルとのみ共有することで、アクセスを制御します。フォームが広く共有された場合でも、人事部が承認しない限り（承認が有効になっている場合）、デジタル名刺は作成されません。これにより、承認された従業員のみが名刺を受け取ることができます。
従業員が不正確または不完全な情報を提出した場合はどうなりますか?
人事部はフォームの回答セクションで提出内容を確認し、修正が必要な場合は却下することができます。リクエストが承認されるまでカードは作成されないため、不正確なカードやコンプライアンス違反のカードが公開されるのを防ぐことができます。
このワークフローでは、従業員が不正なカードデザインを作成することをどのように防ぐのでしょうか?
従業員は名刺を自分でデザインする必要はありません。構造化されたフォームを通じて情報を送信するだけです。最終的なデジタル名刺は、人事部が事前に定義したテンプレートからのみ生成されるため、ブランドイメージに合わないレイアウト、色、入力欄が使用されるリスクはありません。
HR は承認および拒否されたすべてのカード要求をどこで追跡できますか?
すべての提出と作成されたカードは、一括QRコード記録シートとフォーム回答ダッシュボード内で追跡されます。人事部門は、承認状況の確認、エントリーのフィルタリング、そしてすべての従業員カードを一元管理できます。
すべてのデジタル名刺リクエストには人事部門の承認が必須ですか?
いいえ。人事部は、フォーム送信後すぐにカードを作成するか、手動承認後にのみカードを作成するかを選択できます。この柔軟性により、チームは機密性の高い役割の承認を有効にしつつ、必要に応じて信頼できるグループに対しては即時作成を許可できます。
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